דברים חשובים לארגון אירועים לעסקים


השאירו את פרטיכם ואנו ניצור איתכם קשר בהקדם
שם מלא:
דוא"ל:
טלפון:

דברים לאירועים עסקיים / רן ביטון

ארגון כנס עסקי הוא אף פעם אינה משימה פשוטה, בין אם מדובר בכנס קטן, בינוני או גדול. התארגנות מתאימה לכנס יכולה עם זאת לעשות את ההבדל בין כנס מלא בתקלות ואי-הבנות מול הספקים השונים, על השלכותיהן, ובין כנס מוצלח שישרת את מטרות הארגון שהשקיע בארגונו משאבים רבים מאד.
 

לטובתם של מארגני הכנסים השונים הכנו מספר נקודות שצריך לתת עליהן את הדעת כדי ליצור כנס מוצלח; 

מתי חוגגים:
מתי תרצו לערוך את הכנס? בכל מקרה הזמן הוא חשוב מאד, רצוי לקבוע מועד מדויק עד כמה שיותר מהר, וזאת כמובן כדי להבטיח שכמות גדולה יותר מהמוזמנים יוכלו להערך ולקחת חלק בו. חלק מהכנסים הם בעלי קונספט מסוים, תנאי מזג האויר והתקופה בשנה היא חלק ממנו.

על התקופה בשנה צריך לתת את הדעת גם בבחירת המקום – כנס אלטרנטיבי במקום פתוח בשלהי הקיץ או באמצע החורף הוא פשוט רעיון לא טוב, זה אולי נראה ברור מאליו, אך תתפלאו כמה טועים ועושים זאת בכל זאת.

המועד קשור גם לתקציב – כיצד? פשוט מאד. מקומות לכנסים מכל הסוגים מציעים מחירים שונים בהתאם לתקופה, וגם אם לא מצהירים על כך מראש או במחירון, בעונת החורף לדוגמא ישנה גמישות רבה יותר במחירים, לקראת הלקוח המזמין. 

סגנון האירוע:
איך תרצו שהכנס יראה? אילו מסרים הוא מעביר וכיצד, האם אתם מעוניינים באווירה פורמאלית, או שאינה פורמאלית, מה המוזמנים צריכים להיות. נסו לחשוב על כל הפרטים, סוג של מקום, תאורה, עיצוב, מוזיקת רקע וכו", אפילו בכלליות. 

המוזמנים:
כנס מוצלח למשתתפיו – אילו מחלקות משתתפות בכנס, אילו מוזמנים "חוץ ארגוניים" ישתתפו בו – לקוחות זהב, קולגות וכו", התחומים המעניינים אותם, טווח גילאים, מיקום גיאוגרפי ממנו מגיעים (כדי למנוע איחורים ועיכובים), שמירת כשרות, ועוד ועוד. ככל שיהיו לכם פרטים רבים יותר אודות המשתתפים בכנס תוכלו לארגן אותו כדי שיתאים להם ביתר קלות, והרי שעבורם נערך הכנס.

קחו בחשבון שבהתאם לארגון הכנס, ההתראה ומשתנים נוספים אחוז מסוים של המשתתפים לא יגיע. בדקו עם המקום המוזמן – מתי תוכלו לאשר כמות משתתפים סופית. נסו לקבל אישור מהמשתתפים בשלב מוקדם ככל היותר, חבל יהיה לשלם עבור כסאות ריקים.  

דברים וציוד:
בהתאם לתוכנית המתוכננת יש לברר מבעוד מועד לגבי השכרת ציוד וקיומו במקום. מערכת הגברה, דוכן נואמים, במה, מיקרופון או מיקרופון דש, מסך, מקרן, חיבור למחשב נישא וכיו"ב.

המקומות:
הערוכים ובעלי ניסיון רב בעריכת כנסים מספקים חלק גדול מהציוד ללא תשלום, ותוספת תשלום עבור ציוד מיוחד, כמו לדוגמא מיקרופון דש, במקום מיקרופון רגיל.   

לחלק את התקציב:
אחרי שגיבשנו וחשבנו על כל הפרטים החשובים ואנחנו כבר יודעים הרבה יותר טוב לגבי מה שנרצה ולא נרצה בכנס, יש לקבל החלטה על תקציב וחלוקתו.

בחלוקת התקציב יש לקחת בחשבון את המקום לאירוע, תכנים  - תשלום למרצים או מופעים שונים, הסעות אם נדרשות, אטרקציות, מתנות למשתתפים, אטרקציות וכל רעיון נוסף שאתם מעוניינים להוסיף לתוכנית.  

בוחרים את המקום: 
לא משנה כמה הזמן דוחק, חשוב ביותר להגיע למקום מראש, לבדוק, לסייר, לטעום, לראות היכן נמצאת החניה באם ישנה, האם היא כרוכה בתשלום? מה גודלו של האולם, כיצד נראה כל דבר ודבר שבו נשתמש במהלך הכנס. כדאי לבקר בכמה מקומות, כדי לקבל פרספקטיבה נכונה לגבי המקום.   

המחיר בכל מקרה ובכל שירות שאנו מבקשים עבור הכנס, יש לבדוק כמה הצעות מחיר, לעיתים ההבדלים משמעותיים, לעיתים פחות המשוואה הנכונה היא שירות ותמורה טובים עבור מחיר טוב. אם המחיר הוא זול, אולם השירות והתמורה אינם טובים דיים, מובן שלא מדובר בעסקה משתלמת.  

נשמח לעמוד לרשתוכם בארגון אירועים עסקיים.

בהצלחה!

אודות הכותב: רן ביטון מנכ"ל משותף בחברת
עסקי קל המארגנת אירועים עסקיים למעלה מעשרים שנה.



חתונה | ארגון חתונה | בר מצווה | בריתה | גן אירועים | מפיק חתונה | מתחתנים | חתן כלה | מדריך חתונה | מתחתנים 2015 | שירים לחתונה | חתונה בטבע | מבצעי קיץ וחורף | מידע לספקים | המלצות לחתונה | חתונה קטנה | רגע לפני |  גני אירועים | חתונה רפורמית | www.eru.co.il | 

כל הזכויות שמורות לקבוצת לי קל אירועים ©