ארגון כנסים בתקציב נכון


השאירו את פרטיכם ואנו ניצור איתכם קשר בהקדם
שם מלא:
דוא"ל:
טלפון:

ארגון כנסים / רן ביטון

כנס אינו חייב להיות הוצאה יקרה במיוחד, וודאי שלא כיום כאשר בפני המגזר העסקי אלטרנטיבות כה רבות.

גם אינכם מתמחים בכלכלה, אתם ודאי יודעים לגבי כלל ההיצע והביקוש -  ככל שדבר מבוקש יותר, עלותו גבוהה יותר. זה כמובן תקף גם לגבי ארגון כנס.

מתי לערוך את האירוע?
החודשים המבוקשים ביותר עבור כנסים הם חודשי הסתיו, האביב ותחילת הקיץ (למרות שבתקופה זו נוטים יותר לערוך ימי גיבוש). העובדים והקולגות הנופשים חוזרים מן החופשות ומחו"ל, מזג האוויר יחסית נוח וכו".

כדאי לקחת בחשבון שגם במקומות כאלה המציעים מחיר אחיד במשך כל השנה, סיכוי טוב יותר כי הבעלים יוכלו להתגמש ולהוריד את המחיר.

על אף שעבודת המשרד תצטרך להדחות ביום, כנסים המתקיימים בשעות הבוקר והצהריים הם כמובן משתלמים יותר מאשר כנסים המתקיימים בשעות הערב. רמת הריכוז בקרב רב האנשים היא גבוהה יותר דווקא בשעות המוקדמות. 

ואיזה יום?
מבין ימי השבוע, היום המבוקש ביותר לכל
אירוע שהוא הוא  יום חמישי, ובפרט בחברות שבהן העובדים אינם מגיעים למקום העבודה בימי שישי (רק 40% על פי הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה).

בקרב לא מעט מהמקומות לאירועים עסקיים עלות כנס ביום חמישי, ובפרט בערב, עולה יותר מכל יום אחר ובעלי המקום דורשים גם מספר מינימום של משתתפים גבוה יותר מאשר בכל יום אחר.

ימי חמישי בערב וגם ימי ראשון בבוקר הם פקוקים במיוחד, כדאי לקחת בחשבון שייתכן וכתוצאה מכך יהיו עיכובים בהתחלה ובתוכנית.  

אוכל וקטיירינג:
אספקט נוסף שיכול לעזור לכם לחסוך בתקציב לטובת הכנס נובע גם הוא מבחירת המקום. ככלל, מקום המוצע להשכרה ודורש בחירת
קייטרינג בנפרד הוא תמיד יקר יותר ממקום שווה-ערך, שמחזיק קייטרינג משלו.
נסו למצוא מקום לערוך בו את הכנס שמציע גם את האוכל ממטבחו. אם המקום מוצא חן בעיניכם, בדקו את התפריט.

אם האוכל לא נראה לכם או לא טעים דיו לטעמכם, חפשו מקום אחר. כיום לא חסרים מקומות בהם ניתן לערוך כנסים, ייחודיים ונעימים, כך שסביר להניח שבסוף תמצאו את מבוקשכם גם מבלי לשלם מחיר יקר יותר.  

כמות המשתתפים עוד דבר שיש לשים אליו לב: יש לכם 250 אורחים לכנס. תוך כדי תכנון וארגון מצאתם מקום אטרקטיבי ואשר מצא חן בעיניכם, אולם הוא מתאים ל-800 איש ככל הנראה, תצטרכו לשלם על מינימום של 400 משתתפים. נסו לחשוב כיצד לנצל זאת בחוכמה.  

ועוד דברים:
לפני שאתם חותמים על העסקה מול המקום שימו לב לעוד מספר פרטים קטנים שעולים הרבה :

בחלק מן המקומות גובים תשלום נוסף עבור תאורה, הגברה, עזרים טכניים למרצים, במות, שולחן נואמים וכו". בדקו איזה ציוד נדרש לכם בדיוק ובקשו להוסיף זאת להצעת המחיר.  

בהצלחה ונשמח לעמוד לרשותכם בארגון כנסים ואירועים עסקיים.

אודות הכותב: רן ביטון מנכ"ל משותף בחברת
עסקי קל המארגנת אירועים עסקיים למעלה מ 18 שנה!



חתונה | ארגון חתונה | בר מצווה | בריתה | גן אירועים | מפיק חתונה | מתחתנים | חתן כלה | מדריך חתונה | מתחתנים 2015 | שירים לחתונה | חתונה בטבע | מבצעי קיץ וחורף | מידע לספקים | המלצות לחתונה | חתונה קטנה | רגע לפני |  גני אירועים | חתונה רפורמית | www.eru.co.il | 

כל הזכויות שמורות לקבוצת לי קל אירועים ©